하루에도 수십 번 반복하는 이메일 확인, 파일 정리, 일정 업데이트, 보고서 양식 작성 등의 단순한 업무들은 시간이 쌓일수록 집중력을 갉아먹고 중요한 일에 쓸 에너지를 분산시킵니다.
그래서 요즘 직장인과 프리랜서들 사이에서 주목받는 것이 바로 스마트 워크플로우, 즉 자동화된 업무 흐름입니다.
이 워크플로우를 손쉽게 만들 수 있는 대표 자동화 앱 3가지를 비교하고 실제 활용법을 알아보려고 합니다.
1. 반복 업무를 자동으로 처리하는 자피어의 힘
업무 자동화의 대표 주자라 할 수 있는 자피어는 앱과 앱을 연결해 사람의 손을 덜어주는 서비스입니다.
즉, 자피어는 서로 다른 온라인 서비스 사이에서 자동으로 일하도록 연결해주는 중간 다리 역할을 합니다.
이 덕분에 매일 같은 일을 반복해야 하는 시간을 줄이고 더 가치 있는 일에 에너지를 쏟을 수 있습니다.
예를 들어 이런 상황을 생각해볼 수 있습니다.
- 이메일로 새로운 문의가 들어올 때마다 그 내용을 구글 스프레드시트에 정리하고 있다면?
- 인스타그램 게시물을 업로드할 때마다 수동으로 트위터나 페이스북에도 올리고 있다면?
- 고객 설문 응답이 구글폼에 쌓일 때마다 일일이 보고서를 만들고 있다면?
이 모든 과정을 자피어는 자동으로 처리할 수 있습니다.
지메일 → 구글 스프레드시트 → 슬랙과 같은 식으로 흐름을 설정해두면 새로운 이메일이 들어올 때마다 자피어가 자동으로 데이터를 옮기고 팀 채널에 알림까지 보낼 수 있습니다.
이런 연결 구조를 자피어에서는 잽이라고 부르며 하나의 잽이 이벤트 발생과 작업 실행의 조합으로 이루어집니다.
자피어의 강점은 단연 연동 가능한 앱의 폭입니다.
현재 7,000개 이상의 서비스와 연결할 수 있으며 구글 워크스페이스, 노션, 슬랙, 트렐로, 에어테이블, 캘린더 등 업무 생산성 도구는 물론 마케팅, SNS, 클라우드 서비스까지 모두 지원합니다.
덕분에 복잡한 코딩 없이 클릭 몇 번만으로 자신만의 자동화 시스템을 만들 수 있죠.
예를 들어 다음과 같은 워크플로우를 구성할 수 있습니다.
- 노션에 새 프로젝트 페이지가 생기면 트렐로에 자동으로 작업 카드 생성
- 구글 캘린더 일정 시작 10분 전에 슬랙 채널에 회의 알림 전송
- 신규 고객 설문이 구글폼에 등록되면 자동으로 이메일 발송
- 구글 드라이브에 새 파일이 업로드되면 백업용 드롭박스에 자동 복사
자피어를 제대로 활용하면 팀 전체의 효율성도 극적으로 개선됩니다.
특히 스타트업, 프리랜서, 마케팅팀처럼 여러 툴을 오가며 일하는 사람들에게 매우 유용합니다. 각 도구 간의 연결 단절로 생기는 수작업을 줄이고 데이터 흐름을 자동으로 이어주는 덕분에 작업 속도와 정확도가 크게 높아집니다.
또 하나 주목할 점은 조건부 자동화입니다.
예를 들어, 이메일 제목에 긴급이라는 단어가 포함되어 있을 때만 슬랙 알림을 보내기처럼 세부 조건을 설정할 수 있습니다.
단순한 자동화가 아니라 실제 업무 판단 로직을 반영할 수 있다는 점에서 더 정교한 워크플로우 구축이 가능합니다.
물론, 초보자라면 처음엔 조금 복잡하게 느껴질 수 있습니다.
하지만 자피어는 매우 친절한 인터페이스를 갖추고 있어 템플릿 Zaps 메뉴에서 이미 만들어진 자동화 예시를 가져와 수정하는 것만으로도 쉽게 시작할 수 있습니다.
예를 들어 새로운 지메일 첨부파일을 자동으로 구글 드라이브에 저장하기 같은 기본 루틴은 클릭 몇 번으로 끝납니다.
다만 무료 플랜은 한 달에 약 100개의 작업만 가능하고 두 단계 이상의 자동화(예: 이메일 → 스프레드시트 → 슬랙)는 유료 플랜에서만 지원됩니다.
그럼에도 불구하고 단순 반복 업무를 자동화하는 데에는 충분히 강력한 도구입니다.
무엇보다 자피어의 진정한 가치가 드러나는 순간은 손으로 하던 일을 시스템이 대신해줄 때 느끼는 그 해방감입니다.
매일 메일 정리, 파일 백업, 보고용 정리표 작성 같은 머리 쓰지 않는 일들을 자피어가 대신 처리해준다면 그만큼 더 창의적인 일과 전략적인 판단에 시간을 쓸 수 있게 됩니다.
즉, 자피어는 단순한 자동화 툴을 넘어 생각하는 시간을 되찾아주는 도구라고 해도 과언이 아닙니다.
작은 자동화 하나가 쌓이면 어느 순간 당신의 하루는 효율적으로 흘러가는 시스템으로 바뀔 것입니다.
2. 개인과 팀 모두를 위한 자동화 비서 이프티트
이프티트는 If This Then That, 즉 이 일이 일어나면저 일을 실행하라라는 단순한 구조로 움직이는 자동화 플랫폼입니다.
이 이름 자체가 이프티트의 철학을 잘 보여줍니다. 사용자가 직접 조건과 행동을 정해두면 그 규칙에 따라 앱이나 기기가 스스로 작동하는 것이죠.
예를 들어 '오늘 비가 오면 나에게 알림을 보내줘' 또는 '새 이메일 첨부파일을 구글 드라이브에 자동 저장해줘' 같은 식입니다.
이프티트의 매력은 단순함과 직관성입니다.
코딩 지식이 전혀 없어도 마치 레고 블록을 조립하듯 조건과 동작을 연결하기만 하면 됩니다.
그 덕분에 처음 자동화를 시도하는 사람들도 어렵지 않게 시작할 수 있습니다.
또한 이프티트의 자동화 규칙은 애플릿이라고 부르며 이 애플릿은 한 번 설정해두면 백그라운드에서 조용히 돌아가면서 우리의 일상을 부드럽게 돕습니다.
특히 이프티트는 스마트홈 및 개인 디지털 라이프 자동화에 강력한 면모를 보입니다.
구글 홈, 아마존 알렉사, 스마트 조명, 온도조절기, CCTV, 전원 콘센트 같은 기기와 연동되어, 물리적인 환경까지 자동으로 제어할 수 있습니다.
예를 들어, 다음과 같은 자동화를 설정할 수 있습니다.
퇴근 시간이 되면 집 안 조명이 자동으로 켜지고 거실 온도가 설정된 수준으로 조정되기, 아침 7시가 되면 커피머신이 작동하고 날씨와 일정 요약이 스마트 스피커를 통해 안내되기, 특정 위치(예: 집, 사무실)에 도착하면 자동으로 와이파이 켜기 또는 방해금지 모드 끄기등 이런 생활 속 자동화는 단순히 편리함을 넘어서 사용자의 일상을 체계적으로 정돈해줍니다.
스마트홈을 중심으로 한 이프티트의 강점은 디지털 기기가 많은 현대인의 루틴을 무의식적인 자동화로 바꿔준다는 점입니다.
예컨대, 퇴근 후 집에 들어가면 자동으로 조명이 켜지고 음악이 재생되는 루틴이 반복된다면 우리는 매번 손으로 조작하지 않아도 자연스럽게 일 모드에서 휴식 모드로 전환할 수 있습니다.
물론 이프티트는 업무 자동화에도 충분히 활용할 수 있습니다.
예를 들어, 구글 캘린더 일정이 시작되면 슬랙으로 알림 보내기, 회의가 끝난 뒤 자동으로 구글 시트에 회의 기록 남기기, 새로운 블로그 게시물이 업로드되면 트위터와 링크드인에 자동 공유하기와 같은 방식입니다.
특히 소규모 팀이나 프리랜서에게는 이런 자동화가 작은 비서 한 명을 두는 효과를 냅니다.
반복되는 업무가 줄어들수록 사람들은 더 전략적이고 창의적인 일에 집중할 수 있죠.
이프티트의 또 다른 장점은 커뮤니티 중심의 자동화 생태계입니다.
수많은 사용자들이 자신이 만든 애플릿을 공개해두었기 때문에 초보자는 단순히 가져오기 버튼만 눌러도 곧바로 자동화를 실행할 수 있습니다.
예를 들어, 비 오면 우산 챙기기 알림, 내가 좋아요 누른 유튜브 영상 자동 백업, 트위터 게시물을 노션에 저장하기와 같은 수천 개의 애플릿이 이미 존재합니다.
이런 공유 구조 덕분에 이프티트는 자동화 입문자 친화형 플랫폼으로 불립니다.
다만, 단점도 있습니다.
무료 요금제는 한 번에 2~3개의 애플릿만 실행할 수 있으며 다양한 앱을 동시에 연결하거나 다단계 자동화를 만들려면 유료 플랜을 사용해야 합니다.
또한 일부 비즈니스용 앱(예: 슬랙, 에어테이블 등)의 세부 동작은 자피어에 비해 제약이 있을 수 있습니다.
그래서 기업용 업무 자동화에는 자피어가 개인 중심의 디지털 루틴 관리에는 이프티트가 더 적합하다고 볼 수 있습니다.
그럼에도 불구하고 이프티트는 일상 속의 디지털 비서로서 여전히 가치가 큽니다.
스마트폰, 웨어러블, 스마트홈, 이메일, SNS 등 여러 생활 영역을 자연스럽게 연결해 생각하지 않아도 일어나는 루틴을 만들어주는 것이죠.
매일 반복되는 일들을 자동화함으로써 하루를 조금 더 여유롭게 설계할 수 있습니다.
즉, 이프티트는 단순히 기술적인 자동화 도구가 아니라 내 일상을 더 효율적으로 설계하는 습관화 도구입니다.
하루를 관리하는 방식이 조금만 달라져도, 삶 전체의 리듬이 한결 부드러워지는 걸 느낄 수 있을 겁니다.
3. 애플 사용자라면 놓치지 말아야 할 애플 단축어
애플 생태계에 속한 사람이라면 단축어 앱만으로도 강력한 자동화를 구축할 수 있습니다.
아이폰, 아이패드, 맥북, 애플워치까지 모두 연동되기 때문에 장치 간의 연속성이 뛰어납니다.
예를 들어, "집에 도착하면 와이파이를 켜고 조명을 켜며 오늘의 할 일 목록을 읽어줘" 같은 명령을 한 번에 실행할 수 있습니다.
업무용으로는 "회의 시작 시 '방해금지 모드' 켜기 → 캘린더 열기 → 줌 링크 실행" 같은 워크플로우도 손쉽게 만들 수 있죠.
또한 음성 명령(Siri)을 통해 "회의 준비해줘"라고 말하면 이 일련의 동작을 자동으로 처리할 수도 있습니다.
단축어의 강점은 시스템 깊숙한 곳까지 자동화할 수 있다는 점입니다.
파일 관리, 사진 편집, 메시지 전송, 앱 실행 등 iOS 기본 기능 대부분을 다룰 수 있으며 최근에는 서드파티 앱(예: Notion, Todoist, Things 등)과의 연동도 점점 확대되고 있습니다.
특히 단축어 갤러리에는 이미 많은 사용자가 만든 템플릿 워크플로우가 공개되어 있습니다.
예를 들어, 오늘의 일정 요약 듣기, PDF 자동 변환 및 저장, SNS 업로드 후 기록 남기기와 같은 기능을 바로 가져다 쓸 수 있습니다.
단축어를 활용하면 애플 기기 전체가 하나의 일 잘하는 비서로 바뀌는 경험을 할 수 있습니다.
물론 단점도 있습니다.
iOS 이외의 환경에서는 쓸 수 없고 처음 자동화를 구성할 때 논리 구조(조건, 반복, 입력 등)에 익숙해지는 데 약간의 시간이 필요합니다. 하지만 한 번 구조를 익히면 반복되는 스마트폰 업무를 완전히 손에서 내려놓을 수 있습니다.
스마트 워크플로우는 단순히 일을 줄이는 기술이 아닙니다.
진짜 핵심은 생각하지 않아도 흘러가는 시스템을 만드는 것입니다.
자피어는 복잡한 비즈니스 도구를 연결하고 이프티트는 일상 속 작은 행동까지 자동화하며 애플 단축어는 개인의 디지털 루틴을 완성해줍니다.
자동화의 시작은 거창하지 않아도 됩니다.
메일 첨부파일 자동 저장, 일정 시작 알림, 사진 자동 백업처럼 사소한 일부터 시작해보세요.
그 작은 자동화들이 쌓이면 언젠가 당신의 하루는 일이 당신을 기다리는 게 아니라 시스템이 당신을 대신 움직이는 방향으로 바뀔 것입니다.